Critérios essenciais para escolher o melhor software de gestão de despesas corporativas. Um sistema de controle de despesas é a ferramenta que faltava para sua empresa ter uma visão clara e estratégica de todos os gastos. Se você se sente perdido em meio a planilhas, notas fiscais e recibos, ou se a conciliação bancária e o fechamento do fluxo de caixa são um pesadelo, este artigo é para você. Colaboradores e gestores se beneficiam de uma gestão mais assertiva, processos claros e políticas automatizadas, o que proporciona uma melhor experiência e satisfação.

• Isso permite avaliar a lucratividade e tomar medidas para melhorar os resultados financeiros.
• Plataformas com uma interface simples e user-friendly garantem maior adesão e facilitam a transição de processos manuais para automáticos.
• Essas despesas geralmente estão relacionadas a atividades externas, como reuniões ou viagens corporativas, que podem envolver gastos com alimentação, hospedagem e transporte.
• Escolher uma plataforma de gestão de despesas é uma decisão que passa por uma série de fatores.
• A gestão de viagens corporativas vai muito além de passagens aéreas e hospedagem.

Empresas que usam classificação automática por software conseguem economizar até 40% do tempo de análise mensal, segundo a Ardent Partners. Jornalista formada pela Faculdade Cásper Líbero, com passagens pelo UOL, C6 Bank e R7. Organize a prospecção com velocidade, padronização e controle total das métricas do time de SDRs. Automatize vendas, centralize dados de clientes e elimine retrabalhos com CRM integrado à gestão de contratos. Automatize a folha de pagamento e elimine retrabalhos com total conformidade e integração nativa ao ERP.

Reembolsos

Quanto mais parametrizável for a plataforma, melhor será o seu alinhamento com as demandas apresentadas pela empresa. Veja, a seguir, como tornar as viagens mais econômicas sem comprometer a qualidade e a segurança. O cronograma e planejamento de viagem a trabalho precisa ser estratégico para equilibrar produtividade, conforto e economia. O colaborador ou gestor responsável envia os dados da viagem (como destino, motivo, datas e orçamento estimado) para avaliação. Toda viagem corporativa envolve regras que precisam ser claras tanto para quem viaja quanto para quem autoriza e paga a viagem. Manter-se atualizado sobre as exigências Gestão de despesas corporativas legais e aplicá-las corretamente protege a empresa e demonstra responsabilidade na gestão de pessoas.

Como fazer conciliação de faturas?

Uma política bem definida também evita conflitos internos e dá segurança tanto para quem viaja quanto para quem aprova. Na prática, isso significa saber quem vai viajar, quando, por qual motivo e quanto isso vai custar, sempre considerando o bem-estar do colaborador e os objetivos da empresa. Estabeleça os KPIs financeiros a serem acompanhados para medir o sucesso da automação. Implementar a automação pode parecer uma tarefa desafiadora, mas com o nosso guia, é possível iniciar esse processo de forma estruturada e eficaz.

A Seguros Unimed otimizou seus processos de prestação de contas, reduzindo o tempo de reembolso e aumentando a transparência sobre os gastos de equipes externas. Isso resultou em maior satisfação dos colaboradores e mais confiança nos dados financeiros. Um software de gestão de despesas centraliza o registro, aprovação e auditoria de gastos em uma única plataforma. Ele substitui planilhas manuais e permite acompanhar as despesas em tempo real, reduzindo erros e aumentando a visibilidade financeira. A gestão de despesas corporativas é essencial porque garante controle financeiro, evita fraudes e desperdícios, assegura compliance e melhora o planejamento orçamentário da empresa.

Como as empresas reembolsam as despesas corporativas?

Sistemas como ERPs e CRMs integrados com bancos e contabilidade ajudam a reduzir erros e liberar tempo da equipe. Agora que já entendemos sua importância, vamos conhecer os três principais modelos de gestão financeira adotados por empresas de todos os portes e setores. Com soluções financeiras automatizadas, os riscos de erros manuais são minimizados. Além disso, a integração com sistemas contábeis e fiscais facilita o cumprimento das obrigações regulatórias, evitando multas e penalidades.

Estabelecer essa organização é essencial para obter maior controle sobre os gastos. Nessa modalidade os gastos são sempre validados pelo gestor de acordo as políticas da empresa, caso entenda que é necessário um reajuste de verba, o valor será creditado. A empresa administra a quantia que vai ser disponibilizada ao colaborador, o que permite mais controle do financeiro e remanejamento de um valor mais adequado para as despesas necessárias. Outro grande benefício é a autonomia para o colaborador, que não precisa depender tanto da empresa e pode evitar o uso de grandes quantias em dinheiro, garantindo mais segurança. Parametrize as políticas de viagem dentro do sistema para garantir que as normas sejam automaticamente aplicadas, gerando relatórios precisos e eficientes para a empresa.

Afinal de contas, estamos falando de uma solução tecnológica que traz consigo diversos benefícios. Além de ganhar mais eficiência, um sistema de gestão também aumenta o compliance da empresa, reduzindo o risco de erros e fraudes. Hoje, com a pressão por mais eficiência e previsibilidade financeira, empresas de todos os tamanhos estão repensando como lidam com a gestão de viagens corporativas. Com uma política clara e o uso de ferramentas de gestão, é possível acompanhar todos os gastos em tempo real.

O processo de viagens corporativas envolve diversos investimentos, como a liberação de valores prévios, reservas de hospedagem, alimentação, mobilidade e despesas imprevistas. Acompanhar e gerenciar esses gastos é essencial para manter o controle sobre o capital da empresa. O reembolso de despesas corporativas é o ressarcimento concedido ao colaborador quando ele realiza algum gasto em nome da empresa.

Sempre que possível, considere alternativas mais econômicas de deslocamento, como viagens de trem ou rodoviárias em trechos curtos. Controlar e monitorar gastos com passagens, hospedagem e alimentação evita desperdícios. Portanto, entender os direitos e deveres do colaborador ajuda a evitar surpresas e até problemas legais. Proporcione treinamentos para garantir que todos os usuários saibam como utilizar o novo sistema de automação. Realize testes piloto para identificar possíveis problemas e ajustar o sistema antes da implementação total.

No formato manual, o funcionário precisa ter o cuidado de não perder nenhum comprovante fiscal e deve armazená-los em bom estado. Quando entregues ao setor financeiro, é necessário que este registre todas as informações em planilhas e anexe todos os documentos, resultando em pilhas de papel e possíveis transtornos. Desta maneira, o controle das despesas é feito em tempo real, sendo que a empresa pode personalizar o seu uso por categoria. No entanto, é muito importante que as empresas saibam como escolher o app que melhor atenda às suas necessidades. Para isso, é preciso levar uma série de fatores em consideração, os quais muitos gestores não se atentam.

A plataforma oferece soluções inteligentes que permitem automatizar processos de aprovação de despesas, controle de reembolsos e relatórios financeiros, garantindo transparência e eficiência na gestão de recursos. A gestão de despesas corporativas é um dos pilares da eficiência organizacional, independentemente do porte da empresa. Quando estruturada de forma inteligente, oferece controle total sobre os gastos, reduz desperdícios e incentiva uma cultura de responsabilidade financeira. Apesar da digitalização, muitas empresas ainda enfrentam desafios que comprometem a transparência, agilidade e tomada de decisão. Gerenciar os gastos da empresa de maneira eficaz é fundamental para garantir sua saúde financeira e impulsionar seu crescimento. No entanto, confiar em processos manuais e soluções ultrapassadas limita esse avanço.